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    成功的展会要明确规划


    我们知道一个展览会从开始到结束,一般要经过规划筹备、设计施工、展出管理和终结清理等几个阶段。下面侧重从会展设计方面谈谈展览会的设计程序及其要求:展览会的设计主要分总体设计和局部设计,前者侧重宏观效果、后者侧重微观效果。

    总体设计是根据展会主题及其展览总体策划方案的内容,通过总体设计人员的系统规划,系列设计,把抽象的文字概念变成具象的视觉传达形象的一种创新过程,也是展览会设计程序中的主程序。其主要环节包括以下几个环节:

    (1)场地规划。它包括平面、立面和空间过渡。其要求是平面处理时按不同展会的分类进行场地划分。具体到某届展会,就是按照展会招展落实的摊位分布图,进行平面的场地划分,确定具体的空间范围,并按实物密度、重量、动力负荷等合理分配展位的位置和具体的立体空间尺度。其中,还要充分考虑参观路线、消防通道以及观众流量的多少、规划出公共场地的占有面积。对展会总体要求的立面效果,主要从整体上把握统一高度和色彩效果,对公共部分由总体上统一设计,对每个展位的立面要求主要强调统一高度、形体和色彩。其他部分均由某个展位的局部设计去完成。从整体空间效果上,要求展位分布要结构合理、空间分割自然流畅,视野开阔多变,占有效益明显。在空间过度的处理上,主要考虑现场建筑结构、自然采光与人工照明之间的协调以及如何减少观众视觉疲劳、防止有害干扰等诸因素。以上内容要在规划设计时,统一按现场比例设计出成套的设计效果图和施工制作图。

    (2)基调处理。总体设计的基调包括造型基调、色彩基调、文风基调和动势基调。造型基调一般分为标准、特装、封闭、开放等,也有按陈列、展示、交易、互动等进行分类。从风格上有传统的、时尚的、动漫的等。色彩基调大体分为冷调、暖调和中间调。其要求是按不同内容、不同季节,环境基调、采光效果以及宏观上综合光源色、环境色和固有色之间的色平衡(或称色统调),分别选用合适的色彩基调,并设计出有关基调色谱和彩色效果图。文风基调,主要包括文学表达的风格、文字量的比例、字型的选用,书写加工的规范等。它要求按不同展览的内容和行业特色选用报道型、抒情型、宣教型、广告型等不同风格的文体,并从整体形式出发,确定整个展会以图文为主或是实物为主,在字型的选用上,主要根据内容、性质、规模、等级以及地区应用文学的习俗,如国际展览常用汉英对照、少数民族地区选用汉文与民族文字结合等形式。在文字规范上还要分别确定选用的字型(如宋体、黑体、楷书、广告体、艺术体等)和规格(大写或小写、简体或繁体等)以及方法(直书、电脑刻字、喷绘、转印、屏显、投影等)。动势基调主要分动态、静态和动静态三种基调。它是整个展会有机统一、整体运转、协调和谐的控制线。要求在韵律控制、节奏起伏、动静变化上给人以舒服而有弹性的动势感。要在确保动势美感的基础上防止产生噪音共振、眩光污染、空气污染、火警突发、群体拥堵、以及漏电、漏水、漏气、空调失控等不安全因素的发生。

    (3)进度安排。它包括展位招商、展品征集、展示布展、物料供应、交通食宿,公共协调等几个主要进度计划表。由于展览会要在规定的时间和空间内完成全部运作过程。它要求在时间上必须统筹规划、科学运筹、以达到预期的最优化效果。其中如展位招商、必须在一定的期限内完全落实。又如展品定位。它包括定项、定量、定性的分析研究阶段和定人、定时、定点的组织落实阶段。然后按预选展品、登记落实组织展品就位。展览结束后按照规定清理展品、统一登记造册、上报存档。展示布展是展出前最紧张的一项工程,它包括展位搭建、展品就位、展具配套、装饰布置、展品调整、动力安装调试、人员配置、资料准备等。在进度上要根据展品的到货顺序、可供设施的条件以及符合搭建施工力量的素质条件、进行合理的时间进度安排,并留有弹性余地。物料供应和交通食宿是为以上内容服务的,能否“兵马来到粮军先行”,是整个进度安排中的重要环节,一般要提前做好进度安排和合理调度,要运筹帷幄,有备无患,万不可“大意失荆州”。

    (4)材料计划。它包括主材料和辅助材料的计划编制,采购落实。要求材料的规格、型号、品种和数量与计划相符。既不可盲目采购造成积压浪费,也不要不留余量,现用现买而延误工期。能否计划合理、供需均衡是整个展览设计中追求合理成本,提高效益的关键所在,也是对会展设计人员的重要考验。

    (5)经费概算。它是整个展会的经济命脉。其中包括展位招展、展品运输、布展设计、劳务制作、场地租金、展具制作租赁、动力计费、安全防范、宣传广告以及交通食宿、新闻发布、工作人员的其他费用等。它是根据展览规模、设计档次、施工条件、管理能力以及外部环境而分别列出概算。它要从整个展览的实际承受能力出发,精打细算、反复核实和平衡后而制定的概算方案。经报请主管高层审核批准后,方可进入实施运作。在实际运作过程中要有相关的财管人员进行监管执行,并把进展信息及时反馈到决策高层。一般在制订概算时都要留有余地,防止不可预测因素的发生。

     


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